天意民宿客栈收银管理系统是天意软件公司推出的一款专业的客房管理软件,软件集成客房前台管理、客房预订系统、库存管理系统以及POS销售系统,实现了日常营运的全面自动化管理,让操作者实时了解客房情况并轻松管理客房。天意民宿客栈收银管理系统将烦琐的手动操作转化为简易的电脑操作,可以大大提高运营效率,并且减少操作错误,还能提升服务形象、增进营收效益。天意民宿客栈收银管理系统以其科学化管理环节,大大提高工作效率和决策能力。
    点这里下载最新版本软件

一、快速入门
  1.1 名词解释
  房间项目:房间项目也可以理解为房间的种类(例如可分为标准房间、商务房间等)。具体到某个房间类型都有其相对应的房间,而每个房间就具体到某一来店登记的宾客,一般把房间提供给一个客人后,在当前客人未退出占用状态前暂时无法提供给另一个客人消费。此项目在系统设置中设置,在宾客开单时使用。

商品项目:是店方提供给宾客的并收取一定费用的项目(例如:服务项目、酒水、香烟等)。此项目在系统设置中设置,在为宾客增加消费时使用。

计费设置:计费设置主要是提供计算收取在店宾客消费费用的方法。此设置作用于设置房间的计费方法,宾客登记后,房间将按此设置的方法开始计费。此项目在系统设置中设置。

会员管理:会员是本店的VIP客户、签单客户、团会客户、合约客户、其他客户的统称。可设置会员等级(例如:协议单位、团体客户、散客等)还可为每种客户等级设置打折比例。

操作员设置:操作员是指使用本系统的本店员工,管理员可为其分配相应的操作权限。

来宾登记→散客开单(团体开单):每个客户发生消费前必须进行登记(建立客户帐),给客户安排一个房间(房间)等房间项目,房间项目必须是在“系统设置”模块中的“房间项目”中已经设置,系统只能对已设置的房间项目(房间)进行登记。

来客登记→更换房间:假如因为店内原因或客人要求,造成客人当前占用的项目必须终止提供,但客人的消费并未终结,为此,可以通过更换房间来将客人资料及消费信息在不进行结帐操作的情况下转到另一新项目下。例如:换房间(房间)。

房间状态:房间项目(房间)的当前使用状态。例如:可供、占用、停用、预定等状态。

点单消费→增加消费:客人在消费过程中所消费的所有项目均要进行入帐处理,以便在客人离店时自动计算消费额。客人的消费明细便是在此入帐。

收银结账→宾客结帐:终结客户当前的消费活动,并进行收款及自动还原房间项目(房间)的占用状态为可供状态。
 

1.2 启用步骤
  第一步:安装本系统。
第二步:执行工具栏“系统设置”模块,设置相关项目。
  1、房间设置
2、商品设置
3、计费设置
4、会员设置
第三步:开始使用。
 
1.3 日常运行步骤
  第 一 步、双击图标打开本系统

第 二 步、输入正确的用户名及密码进行登录

第 三 步、登记模块:来宾登记→预订管理

第 四 步、登记模块:来宾登记→顾客开单(团体开单)

第 五 步、点单模块:点单消费→增加消费

第 六 步、收银模块: 收银结帐→宾客结账(确认或询问客人是否是为本店客户)

第 七 步、查询模块: 查询来宾信息、收银明细、打印营业情况日、月报表、统计分析营业收入及宾流量等。

第 八 步、会员管理模块:管理会员的基本信息、消费信息。

第 九 步、维护系统→数据备份

第 十 步、维护系统→系统设置
 

1.4 日常接待业务操作步骤
  第 一 步、登记模块:来宾登记→散客开单(团体开单)

第 二 步、点单模块:点单消费→增加消费

第 三 步、收银模块:收银结帐→宾客结帐
 

二、各功能模块操作方法

    系统主界面:


 

  Ⅰ、来宾登记
  1、顾客开单:功能 建立宾客消费帐,本模块为每位来店宾客指定一个房间(房间),是宾客消费的开始。

·在选定某一处于“可供”或“预订”状态的房间后,通过点击菜单“散客登记(团体登记)→开单”进入顾客开单界面。
·进入“顾客开单”界面后,可以看到有关选定开单房间的基本信息及一些基本费用。
·填写宾客姓名、来宾人数、证件号码、押金金额(根椐本店情况而定),系统将自计算相应的费用。
·填写完之后,点击“确定”按钮将完成开单任务,点击“取消”按钮将取消此次开单操作。
 

2、更换房间:功能 假如因为店内原因或客人要求,造成客人当前占用的房间(房间)必须终止提供,但客人的消费并未终结,为此,可以通过更换房间来将客人资料及消费信息在不进行结帐操作的情况下转到另一新项目下。例如:换房间(房间)。

·在选定需要更换的房间后, 通过点击菜单“来宾登记→更换房间”进入更换房间界面。
·进入“更换房间”界面后可以看到当前待调换的房间号,在“调整为”后的文本框中输入要调整到的目标房间。
·填写完之后,点击“换房”按钮将完成更换房间任务,点击“取消”按钮将取消此次更换房间操作。
 

3、修改登记:功能 如果在顾客开单时填写有误,或者用于修改来宾姓名等可通过此项操作完成。
·在选定需要修改登记的房间后, 通过点击菜单 “来宾登记→修改登记”进入修改登记界面。
·进入修改登记界面后,相应的文框将显示出顾客登记时的数据,更改需要修改的项目。如:客人姓名、证件号码、来宾人数。
·填写完之后,点击 “确定” 按钮将完成修改任务,点击 “取消” 按钮将取消此次修改操作。
 
4、房间状态:功能 此项操作可手动修改处于非占用状态的房间状态为”可供”、“预订”、“停用”等状态。

·在选定需要修改房间状态的房间后, 通过点击菜单“来宾登记→房间状态”进入房间状态界面。
·进入房间状态界面后,窗口中将显示所选房间的当前状态,点击按钮选择需要调整后的状态。
·选择完成之后,点击“确定”按钮将完成房间状态的修改任务,点击“取消”按钮将取消此次房间状态的修改操作。
 

5、预订管理:功能 此项功能可以完成增加预订、修改预订、删除预订,预订情况的查询、打印等功能。

·通过点击菜单“来宾登记→预订管理”菜单(或直接点击主窗口中的“预订管理”按钮)进入预订管理界面。
·增加预订:点击预订管理窗口中的“增加”按钮进入预订登记窗口,在预订登记窗口中填写预订人信息并指定其预订的房间类型及房间、确认宾客预计到达的时间和最后保留时间,还可选择“到达保留时间是否自动取消预订”。填写完之后点击“确定”按钮将完成此次预订,点击“取消”按钮将取消此次预订操作。(注:最后保留时间是指若宾客在预订到达的时间没有到达,最多还能廷长到的时间。此时间做为自动取消预订的条件)。
·修改预订:若要修改某条预订信息可在预订管理窗口中选择一条要修改的预订信息,然后点击预订管理窗口中的“修改”按钮进入修改预订登记窗口,修改相应内容(操作方法类似于增加预订)后点击“确定”将保存修改后的信息,若点击“取消”按钮将取消此次修改预订登记操作保持原有的数据不变。
·删除预订:在预订管理窗口中选择一条要删除的预订信息,然后点击预订管理窗口中的“删除”按钮,系统将给出提示“删除后将不能恢复,确定删除吗?”,点击“确定”将永久删除所选中的预订信息,点击“取消”将不做任何操作并返加预订管理窗口。
·查询预订:在预订管理窗口中“房间号/姓名”后的文本框中输入被预订的房间号或预订人的姓名后点击“查询”,数据表中将显示出符合查询条件的预订信息,当然可以点击“过滤”按钮选择过滤条件从而指定查询范围。点击“刷新”按钮数据表中将显示所有预订信息。
·打印:点击预订管理窗口中的“打印”按钮可将数据表中的数据显示在定制好的“预订信息打印预览窗口”中,点击此窗口的打印可将预览到的“宾客预订信息”打印输出到已连接并能正常工作的打印上。
 

Ⅱ、点单消费
  1、增加消费:功能 凡在店接受服务(已登记)的宾客,可以通过点单操作提出消费要求,本模块将为接受消费的客人安排所需的消费服务并记录在册,本模块只对具体的消费项目进行登记。

·选定有消费需求的宾客房间后双击此房间或点击菜单“点单消费→增加消费”,进入增加消费界面。
·进入“增加消费”后,在窗口的左半部“项目消单”中选择宾客所要消费的项目(可通过输入消费项目的编号或名称进行查询),在消费数量中填写所需消费的数量后点击“增加”按钮,就把所选的消费项目添加到窗口右半部的“消费清单”中。
·如果要删除一个已增加的消费项目,可在窗口右半部的“消费清单”中选中要删除的项目后点击“删除”按钮即可。
·增加消费完成之后点击“保存”按钮将此次操作保存到此宾客的消费明细账中并退出此窗口。
 

2、个人消费明细查询: 功能 此模块用来查询当前在店消费宾客已记录在册的消费清单(一般根据宾客的要求或某种特殊需要会用到此模块)。

·点击菜单“点单消费→消费明细查询”进入“个人消费明细查询”窗口。
·进入“个人消费明细查询”窗口在“指定房间”后的文本框中输入要查询消费明细的房间,按下“回车”键在窗口右半部的数据表中即可列出对应房间的消费消单。
·点击“打印”按钮可把当数据表中显示的消费清单打印输出到已连接并能正常工作的打印机上,点击窗口右上角的“ X”按钮则退出“个人明细查询窗口”。
 

Ⅲ、收银结帐
  1、宾客结账:功能 本模块将自动统计每个登记客人在店时所发生的所有消费额和应付款额,并完成结帐收银操作。

·在主窗口中选要结账宾客的房间后,点击菜单“收银结账→宾客结账”(或点击主窗口中的“宾客结账”按钮)进入宾客结账界面。
·此窗口主要包括:结账房间信息区、付款情况区、在店宾客区、合并结账区、消费消单区。(注:结账房间信息区:用来显示当前结账房间的账单号、房间编号、消费金额,付款情况区:中分别有付款方式、信用卡号、应收金额、已收押金、优惠金额、结算金额、宾客支付、找零等,其中:“已收押金”是指已经收取的“预付款”等金额的合计额;“结算金额”是指经系统计算应收的结账金额,即:“消费金额-已收押金=结算金额”;“宾客支付”是指客人结账时交付给收银员的金额,如果大于结算金额,则在其后显示找零金额;“优惠金额”是指系统根设置的打折比率自动计算出的让利于宾客的金额及抹零金额等的统称。最后的“入账金额=消费金额-优惠金额”由系统自动计算。在店宾客区:在此列出了所有在店消费宾客的房间号,输入房间号按“回车”键后光标将立即定位到指定的房间,可对其进行结账操作。合并结账区:可在在店宾客区选择需要合并结账的房间号点击带有向下箭头的按钮将其添加到此区,添加到此区的房间将合并为一个账单进行结账处理;在此区选中某一房间后点击带有向上箭头的按钮时,被选中的房间将返回到在店宾客区不被看做合结账房间。消费消单区:用来显示选中房间的消费清单。
·关于“挂帐”:是指客人离店时没有付款结帐,其结帐额暂作“挂帐”处理。其“挂帐额”,您可通过[收银结账→结账状态查询]和[收银结账→挂帐单结帐]进行查询和结帐。
·关于“退单”:是指客人登记后随即提出“退单”,所谓“退单”是其所有消费不作营业额统计,您可以通过[收银结账→结账状态查询]进行查询和统计。
·关于“免费”:是指对一些等殊宾客的优惠措施,所谓“免费”是其所有消费不作营业额统计,您可以通过[收银结账→结账状态查询]进行查询和统计。
·点击“打印消费清单”可将选中待结账宾客的消费信息打印输出到已连接并能正常工用的打印上(不做结账处理)。
·点击“结账”按钮后就完成了结账操作,也就意味着终止了此宾客此次在本店的消费行为,并自动关闭本窗口。
·点击“取消”按钮将取消此次结账操作并自动关闭本窗口。
 

2、合并账单:功能 合并两个或两个以上的帐单为一个帐单,合并后的账单可同时结账。

·通过点击主窗口中的菜单“收银结账→合并账单”进入合并账单界面。
·在“在店宾客”列表框内用鼠标指定客人,也可在“指定房间后”的文本框内输入宾客房间编号迅速查找定位相关宾客。
·在“在店宾客”列表框内按双击鼠标或按带有向右方向箭头的按钮,将当前光标所指的宾客记录移动到“合并区”列表框;可添加多个房间到合并区,方法同上。带有向左方向箭头的按钮与带有向右方向箭头的按钮的作用相反。
·在“合并区”内移动光标,可选择确定合并后以哪个房间作为合并后的主单。
·按“确定”按钮完成合并操作,反之按“取消”按钮则取消合并操作。
 

3、拆分账单:功能 将合并后的账单拆分成单个的账单。

·通过点击主窗口中的菜单“收银结账→分账单”进入拆分账单界面。
·在“可供分拆的帐单”列表框内直接用鼠标选中某一宾客,也可在“指定房间”后的文本框内输入宾客的房间编号迅速查找定位相关宾客。
·在“可供分拆的帐单”列表框中选择需要分拆的子账单,双击鼠标或按带有向右箭头的按钮,可将当前光标所指的子帐单移到“拆分区”,按“确定”按钮完成拆分账单操作,反之按“取消”按钮取消拆分账单操作。
 

4、挂账单结账:功能 本模块对已经离店但尚未结帐并进行挂账处理的帐单进行结帐操作。
·点击菜单“收银结账→挂账单结账”进入挂账单结账界面。
·操作方法参考“宾客结账”。
 
5、结账状态查询:功能 用分类查询结账宾客、挂账宾客、免费宾客、退单宾客的消费情况。(注:主要为了分类统计已离店宾客的结账状态)

·点击菜单“收银结账→结账状态查询”进入结账状态查询界面。
·在“账单号“后的文本框中输入账单号后,点击查询按钮在本窗口的数据表中将显示对应账单的消费信息,点击“列清单”可把当前选定账单的消费清单显示在打印预览窗口中,点击“导出”按钮并选择导出的格式可将数据表中的数据按指定的格式导出为一个文件(当然可通过点击“过滤” 按钮指定查询的范围后再进行查询)。
·点击“刷新”按钮,数据表将显示所有已离店宾客的结账状态。
·点击“打印”按钮,可将当前数据表中显示的数据打印输出到已连接并能正常工作的打印机上。
 

6、交班管理:功能 用于切换收银员的交接班工作,系统将根据不同的操作员赋于不同操作权限,并记录每个收银员的收银情况。(收银员的收银情可通过进入“营业查询→收银明细查询”中进行查询)
·点击主窗口中的“交班管理”按钮进行交班,系统将提示“确定交班吗?”,点击“是”进入交班管理窗口,选择自已的用户名并输入正确的密码点击确定后即完成交班工作,点击“否”则不进行交班。
 
Ⅳ、营业查询
  1、在店客人:功能 查看在店客人消费情况。

·点击菜单“营业查询→在店客人”进入在店客人界面。
·点击“打印”按钮,可将当前数据表中显示的数据打印输出到已连接并能正常工作的打印机上。
 

2、欠费宾客:功能 查看在店客人消费欠款情况。

·点击菜单“营业查询→欠费宾客”进入欠费界面。
·点击“打印”按钮,可将当前数据表中显示的数据打印输出到已连接并能正常工作的打印机上。
 

3、宾客入住记录:功能 用来查询所有光临过本店的宾客信息。

·点击菜单“营业查询→宾客入住记录”进入宾客入住记录界面(如图13)。
·进入“宾客入住记录查询”窗口,如果在“客人姓名”后的文本框中输入想查询宾客的姓名,点击查询即可在本窗口中的数据窗口中显示出符合查询条件的宾客信息。(可通过过滤指定查询范围)。
·点击“转入开房”按钮,当前客人可入住主窗口选择的房间。
 

4、收银明细查询:功能 用于按收款人根据给定的时间分类查询其收款明细。

·点击菜单“营业查询→收银明细查询”进入“收银明细查询”界面。
·进入“收银明细查询”窗口后,系经统默认显示在数据表中的收款明细为当前操作员从当天的收款明细。可以在时间范围中指定特定的时间并选择收银员后点击查询按钮,数据表中将显示符合条件的收银明细。
·点击“刷新”按钮,数据表将显示所有收员的收款明细。
·点击打印按钮可将数据表中的数据打印到已连接并能正常工作的打印机上。
 

5、宾客消费明细:功能 此模块用来查询在店/离店消费宾客已记录在册的消费清单(一般根据宾客的要求或某种特殊需要会用到此模块)。

·点击菜单“营业查询→宾客消费明细” 进入“宾客消费明细”窗口。
·进入“宾客消费明细”窗口在“指定房间”后的文本框中输入要查询消费明细的房间,点击鼠标在窗口右半部的数据表中即可列出对应房间的消费消单。
·点击“打印”按钮可把当数据表中显示的消费清单打印输出到已连接并能正常工作的打印机上,点击窗口右上角的“ X”按钮则退出“宾客消费明细”窗口。

 

6、结帐单查询:功能 用分类查询结账宾客、挂账宾客、免费宾客、退单宾客的消费情况。(主要为了分类统计已离店宾客的结账状态)

·点击菜单“营业查询账→结账单查询”进入结账状态查询界面。
·在“账单号“后的文本框中输入账单号后,点击查询按钮在本窗口的数据表中将显示对应账单的消费信息,点击“列清单”可把当前选定账单的消费清单显示在打印预览窗口中(当然可通过点击“过滤” 按钮指定查询的范围后再进行查询)。
·点击“刷新”按钮,数据表将显示所有已离店宾客的结账状态。
·点击“打印”按钮,可将当前数据表中显示的数据打印输出到已连接并能正常工作的打印机上。
 

7、商品消费统计:功能 用于查询指定的时间段内商品消费情况。

·点击菜单“营业查询→商品消费统计”进入“商品消费统计”界面。
·进入“商品消费统计”窗口后,分为“商品消费汇总”和“商品消费明细”两页。系统默认显示在数据表中的数据为月初至当天的消费汇总情况。可以在时间范围中指定特定的时间并输入商品名称后点击查询按钮,数据表中将显示符合条件的消费情况。“商品消费明细”窗口操作同上。
·点击打印按钮可将数据表中的数据打印到已连接并能正常工作的打印机上。
 

8、商品库存查询:功能 用于查询商品库存及进退货情况。

·点击菜单“营业查询→商品库存查询”进入“商品库存查询”界面。
·进入“商品消费统计”窗口后,分为“商品库存情况”和“商品进退货情况”两页。系统默认显示在数据表中的数据为所有商品库存情况。可以选择商品类别或输入需查询的商品名称后点击查询按钮,数据表中将显示符合条件的商品库存情况。“商品进退货情况”窗口操作同上。
·点击打印按钮可将数据表中的数据打印到已连接并能正常工作的打印机上。
 

9、营业报表:功能 用于统计当天、当月或指定时间范围内的营业收入。

·点击菜单“营业查询→营业报表”,营业情况报表可分为日营业报表和月营业报表,可根据需要点击“营业情况报表”的下级菜单“日营业报表”或“月营业报表”。
·在随即弹出的窗口中选择打印的条件(包括:全部:表示所有已离店的宾客,包括挂单;已结账:表示所有已离店并已结清消费款项的宾客;挂单:表示所有已离店但并未结账的宾客;免费:表示所有已离店并不收取蚌客的任何费用)点击确定后弹出打印预览窗口,点击“打印” 按钮可将打印预览窗口中的数据打印到已连接并能正常工作的打印机上。
 

Ⅴ、会员管理
  1、基本信息管理:功能 此模块用于增加客户、修改客户信息、删除客户、客户信息的查询和打印等功能。

·点击主窗口中的快捷按钮“会员管理”进入会员“基本信息管理”界面。
·增加会员:点击本窗口中点击“增加”按钮即弹出增加会员窗口,在此窗口中输入会员的基本信息后点击“确定”按钮后完成一次增加任务并返回“基本信息管理”窗口,(注:增加会员窗口中的会员等级只能随着会员积分的改变而改变,会员的初始积分可在“系统设置中”设置。)
·修改会员信息:在本窗口的数据表中选择要修改的会员信息(可通过查询的方式找到要修改的会员信息)后点击“修改”按钮即弹出修改会员信息窗口,操作方法同增加会员。
·删除会员:在本窗口的数据表中选择要删除的会员(可通过查询的方式找到要修改的会员信息)后点击“删除”按钮,弹出一提示窗口,“删除后将不能恢复,确定要删除吗?”,点击“是”执行删除,点击“否”则不做删除操作。
·对本窗口数据表中的数据可进行打印操作。
 

2、消费信息管理:功能 用于查询本店登记在册客户的所有消费记录,并可列出每次消费记录的详细消费信息。

·点击菜单“会员管理→会员消费信息”进入会员消费信息界面。
·进入会员消费信息窗口中可指定会员的编号或姓名来查询符合条件会员的所有消费记录,选中某次消费记录点击“列清单”按钮,可列出此消费记录的消费信息并显示在打印预览窗口中进行打印。
·可对本窗口数据表中的数据进行打印。
 

Ⅵ、系统维护
  1、操作权限:功能 此模块用于增加软件操作人员及设定相应操作权限。

·点击菜单“系统维护→操作权限”进入操作权限设置界面。
·进入“操作人员权限设置”窗口中,如需增加操作人员,请点击“增加”按钮,录入操作人员名称和操作密码,注意操作人员名称不能相同。
·如需删除某操作人员,请点击“删除”按钮。
·系统默认操作人员所有权限为“不允许操作”,如允许某项操作,请点击该项“不允许操作”,显示“是否允许操作”前点击打勾即可。
 

2、数据备份:功能 此模块用于数据备份,以防数据错误或电脑崩溃时进行数据恢复。

·点击菜单“系统维护→数据备份”进入数据备份界面。
·系统默认备份路径是当前文件夹下的backup,也可点击“选择目录”按钮来更改备份路径,点击“备份”按钮进行数据备份。注意:如果系统需要重新安装且保留原来数据,请选择备份路径一定在安装文件夹外的位置,以防止备份数据被覆盖。
 

3、数据恢复:功能 此模块用于数据恢复。

·点击菜单“系统维护→数据恢复”进入数据恢复界面。
·系统默认备份路径是当前文件夹下的backup,如恢复其它路径中的备份文件,可点击“选择文件”按钮来更改恢复路径,点击“恢复”按钮进行数据恢复。
 

4、数据压缩:功能 此模块用于对数据库文件进行“瘦身”。

·点击菜单“系统维护→数据压缩”进入数据压缩界面。
·点击“开始压缩”按钮开始压缩数据,完毕退出本窗口。
 

5、数据清理:功能 此模块主要用于年终清理去年数据,以便让软件运行更快捷,最重要的是清理前一定要进行数据备份。

·点击菜单“系统维护→数据清理”进入数据清理界面。
·点击“开始清理”按钮开始清理数据,完毕退出本窗口。
 

三、软件正版注册
     用户按照“软件注册”项目中的方式汇款后,请及时将您购买软件的名称、单位名称、联系地址、邮政编码、联系人、EMAIL地址及汇款凭证传真给我们,我们收到传真后将立即将光盘、加密锁及发票邮寄给您。如需当天直接获得软件注册码,我们会将软件注册码发到您的电子邮箱。
    寄送一律通过邮局以挂号方式送到用户指定地点,全国大中城市一般2-4天送到。如需特快专递,汇款时请再汇加特快费22元,特快专递可以在48小时内送到。

    购买后将享受终身免费升级服务及免费技术服务支持!有技术问题请直接发EMAIL,任何问题都可以在24小时内得到专业工程师解答。
    注意:购买软件后必须进行正版注册后才能长期使用本软件,测试版本有一个月的使用期限。
 
四、疑难问题解答及技术支持
     天意软件向所有用户提供免费技术支持,通过邮件方式回答用户在使用软件过程中遇到的各种问题,专设如下信箱解答用户问题:chle76828@sina.com tech@chle828.com。  

    以下为提供给用户以下操作注意事项:   
    1、录入各种信息后,请按回车键确认。   
    2、录入数值型信息时请在英文状态下录入,取消汉字录入状态。在汉字录入状态下容易将小数点识别为句号。
    3、如果需要复制某些信息可以用鼠标或光标先定义要复制的信息然后按“CTRL+C”键复制,在需要粘贴复制信息处按“CTRL+V”键进行粘贴。
    4、用户通过菜单中“设置输入法”设置自己习惯的输入法,软件重启后设置生效。

电子邮箱:chle828@tom.com chle76828@sina.com
电话传真:(0635)7987985 7364058             

工作日 08:30-17:30 周日及法定节假日休息       

邮政编码:252400                             

山东省莘县天意软件开发中心