天意养老院管理系统是专门针对养老机构日常管理而开发的一套管理软件,软件界面设计简洁美观,可大幅提升服务质量,提高工作效率。系统主要包括接待管理、费用管理、老人管理、员工管理、床位管理、护理管理、事故处理、库存管理等管理组件为一体,涵盖了养老院整个运作流程。系统设计以具体的业务对象为目标,以老人为中心,以业务为主线,充分重视客户的管理特色和风格。系统中行政管理、养老护理、计费按实际业务相互关联,又相对独立,可分别由多个岗位有不同权限办理业务,便于各位相互监督、制约,及实现养老院岗位专业化。天意养老院管理系统是为数不多的,真正从管理层角度设计的养老院精品软件。不仅仅实现业务功能,重在体现监督、控制与协调管理。为老年公寓的规范化管理,提供有力的执行手段。
  
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一、功能特点
  1、系统设置:对本软件一些基本信息的设置,包括有:楼宇设置、房间设置、月收费标准设置、特殊服务费设置、阶段性费用设置、数据字典、系统参数等设置。
2、接待管理:主要包括咨询接待、来访登记、床位查询、老人查询等内容。
3、老人管理:主要包括入住管理、请假管理、特殊服务、办理退住、护理记录、事故记录、生日提醒、媒介渠道对比等内容。
4、收费管理:主要包括费用结算及续费、备用金缴费、入住缴费、退住结款、现金记账、老人银行清单、缴费明细查询、老人欠费清单等内容。
5、护理员管理:主要包括员工管理、员工请假、员工奖惩、生日提醒等内容。
6、库存管理:主要包括货品档案、入库管理、出库管理、出入库统计等内容。
二、系统要求
  1、计算机硬件在486等级以上。
2、软件要求操作系统为中文WIN98SE,WIN2000,WINXP或更高版本。
3、装有microsoft数据库驱动程序
4、屏幕分辨率800X600以上
三、各功能详细说明
  1、系统主界面

2、系统设置
  2.1 楼宇房间设置
 

模块功能:房间设置是公寓的基础。
依次增加 大厦、楼层、房间信息。
房间信息的变更也在此编辑



2.2 月收费标准设定
  模块功能:编辑公寓的收费标准
注意,床位费涉及退费计算,如个案有不同费用,可在老人编辑中定制。
老人入住、退住、短期居住,系统都智能按规则核算月、日费用。

2.3 月入住初始费设定
  模块功能:设定老人入住时,应缴的费用
注意,老人入住时,可在老人编辑中选择和修改所需费用。

2.4 特殊服务费设定
  模块功能:设置特殊服务的费用标准。
项目也可以不填写费用标准,具体服务时,按实际发生登记。

2.5 阶段性费用设定
  模块功能:设定降温费、取暖费、过节费等阶段性费用。
a、 系统智能判断,用户入住是否在收费有效期
b、系统自动核算应收多少天的费用
c、请假、退住结算时,系统自动按日核算,退回或收取此类费用
d、 重要:一旦增加新收费项目、系统既开始预收取暖费、节日费

2.6 数据字典维护
  模块功能:各个模块常用输入条目,做成字典词条。
录入时只选择即可。简化操作过程,当项目内容增添变化时,在此维护。
注意:关注字典中 “现金记账”  “奖惩类型” “事故类型”等,应随实际变化,随时编辑此字典。

3、接待管理
  3.1 咨询接待
  模块功能:来访咨询,电话咨询、预约床位的登记信息。
记录来访老人的资料、联系方式、接待员工等信息,作为潜在客户资料库。
a、接待信息登记
咨询可以预约30天以内的房间,床位状态会显示为预约,如老人预约期满后,系统会自动将该预约撤消,床位状态恢复到空闲。
如有其他老人入住可停止对当前的预约状态。

b、接待信息查询
条件查询方式:可以按了解渠道、咨询人、老人状态、咨询时间等组合查询,如图所示。其中姓名类的允许只输入姓名中一个字即可。

c、咨询转入住
当咨询的老人入住时,可在咨询库中选中老人,直接点“咨询转入住”按钮。其资料将自动提交到老人入住档案中。

3.2 来访登记
  模块功能:老人家属来访已住老人的登记信息。

3.3 床位查询
  模块功能:查阅当前所有床位的情况,图形化直观显示所有床位状态,如:在住、空床、请假等,用不同颜色标志床位信息。
点击可查看床位所在老人的详细信息。

3.4 老人查询
  模块功能:公寓老人一览表 ,提供多种查询方式,功能请参阅下章“入住管理”。区别此处仅有查询权限,不允许修改,供客服人员使用。

4、老人管理
  4.1 入住管理
  模块功能:老人信息登记、床位调整、费用制定、健康情况、亲属信息
此是老人管理中主模块,功能最多,涉及范围最广,也最重要的模块。
主界面如下:分为查询区、查询结果浏览区

a、条件查询:提供多种查询方式。可根据姓名、性别、年龄、入住时间、房间号、合同号等来查询、浏览老人信息。也可根据家属信息查询,工作单位等组合查询。其中姓名类的允许只输入姓名中一个字即可,如图

b、清除查询:清除查询条件,为重选查询做准备
注意:如想忽略老人状态,在所有老人中查找,必须先清除查询条件

c、老人编辑:点击增加、修改按钮,
都会进入老人编辑,如图

d、老人信息:根据合同和护理等级评测结果,填写老人信息,分为以下几部分
(1) 基本情况入住时间,老人姓名、年龄、家庭住址等身份信息
(2)健康情况健康检查情况的输入,主要疾病、用药、主治医院、简易病史等
(3)
老人近况主要是老人的饮食、性格、嗜好、异常表现等个人特点信息
(4)管理信息护理级别、入住费、床位费用的确定,指定老人的主要责任护理员
(5)床位安排和调整:点击“选择床位”,可以为
公寓内老人房间、床位的更换调整
e、亲属信息:
老人亲属的信息,身份证号和联系方式

f、入住初始费
老人入住时,系统默认有交纳的初始费用,如押金、一次性用品等
根据每个老人的不同情况,可在此选定或修改费用,打钩的为有效

g、缴费情况:在此可浏览老人的缴费记录。

h、护理记录:在此浏览老人健康情况动态变化和护理记录

4.2 请假管理
  模块功能:老人请假外出的管理和记录
重点:老人请假超出一定天数,将按天退护理费、伙食费。系统默认为5天,可在系统设置中修改设定。
老人请假后,有
3种状态:请假、已销假、已结算
(1)请假即退假期的阶段性费用(降温、取暖、节日费)
(2)老人请假超出5天,将按天退护理费、伙食费;
(
3)报假日:即离开公寓,此天不算入住
(4)销假日:即假期的尾天,回来的前一天,此天不算入住(状态转换为已销假);
(5)系统根据请假时间周期和状态,记录在月结费用中,判断是否退费。(状态转化为已结算);
(6)如果请假结束后要求退住的情况下,必须要先销假后在退住。

4.3 特殊服务
  模块功能:特殊护理和其他费用发生时登记,在月结、退住收费时收取此费用。
a、特殊服务登记:
依据特殊护理费用项目表登记(在基础数据设置)。

b、特殊护理记录总览

4.4 办理退住
  模块功能:为老人办理退住手续,或死亡登记。
重点:确定退住的时间,自动标注相关联的床位信息。
办理手续时,选择退住类型,写明退住原因。
此时床位状态已显示为空闲状态,可以再次接纳其他老人。

4.5 护理记录
  模块功能:建立护理档案。
a、护理记录登记

b、护理记录浏览查询

4.6 事故记录
  模块功能:事故登记上报发生老人事故后,及时在此登记。
a、事故记录登记

b、事故记录浏览查询

4.7 生日提醒
  模块功能:老人生日,员工生日提醒
公寓内,老人和员工的生日,可显示在同一列表中
,方便一起庆祝。
可按日期先后排序,打印月生日列表。

4.8 媒介渠道对比
  模块功能:对客户的入住渠道信息,进行分析统计,提供图形化显示。
为管理层做市场调研,广告投放决策提供依据。

分为两类分别统计

a
在住老人的媒介渠道;
b
电话咨询、来人咨询的客户渠道。

5、收费管理
  5.1 费用结算及续费
  模块功能:根据上此结算周期段生成结算清单,打印收费收据。
(1)查询来缴费的老人:输入姓名或房间号,查到老人信息。

(2)月结:选中老人姓名后,点击屏幕下方“月结”按钮,进入费用结算。
(3)费用结算:可选择交款、挂账或免除,填入实收金额。

(4)追加月费用:每点一次,可追加一个月的入住费。
(5)缴费保存:点“缴费保存”,即开始打印收据。收据打印效果如图:

5.2 备用金缴费
  模块功能:这里只对刚入住,合同未签完的客户(观察期的试住老人
仅交纳备用金等初始费,此时入住费标准还未最终审核

5.3 入住缴费
  模块功能:入住后,合同已签订完成的客户。
此时入住费已经审核,在此交纳第一次入住费。
如老人尚未交过备用金等初始费,此时系统会智能判断,一并收取。

5.4 退住结款
  模块功能:在办理退住手续后,在此结款
系统自动核算各种应收应退各种费用。

退住时是不能挂账的。注意收款金额,负值为退款。

5.5 现金记账
  功能1:本功能设计为公寓流水账记录,支出、临时收入
功能2:老人日常消费,没有使用服务记账方式,而直接用现金支付的费用记录;
功能3:在此模块,可查阅所有历史发生过的账目内容。

5.6 老人银行清单
  模块功能:显示关于老人银行存款、取款和消费的详细账单。

5.7 缴费明细查询
  模块功能:旨在对老人收费记录,提供多功能的查询组合方法
目的:为监察、审核提供有力手段

5.8 老人欠费清单
  模块功能:显示欠费老人的详细账单。

6、护理员管理
  6.1 员工管理
  模块功能:员工信息档案,记录护理员的档案资料、联系方式、护理级别等详细信息
a
档案编辑在此可以调整员工状态:试用、在职、离职登记

b、档案浏览:根据需要的条件查询浏览

6.2 员工请假
  模块功能:护理员请假、销假管理
每月的请假记录,可导出
EXEL表给相关部门使用,如:人事部工资核算

6.3 员工奖惩
  模块功能:员工奖罚记录、金额、时间、原因等信息登记。
奖惩记录可按周、月份汇总报表

6.4 生日提醒
  模块功能:老人生日,员工生日提醒
公寓内,老人和员工的生日,可显示在同一列表中
,方便一起庆祝。
可按日期先后排序,打印月生日列表。

7、库存管理
  7.1 货品档案
  模块功能:对本单位货品进行档案登记。

7.2 入库管理
  模块功能:对货品进行入库登记。

7.3 出库管理
  模块功能:对货品进行出库登记。

7.4 出入库统计
  模块功能:对货品出入库情况进行详细统计

8、系统维护
  8.1 操作权限
  点击主窗口左侧的“系统维护”→“操作权限”按钮,打开操作权限窗口。添加操作人员,请点击“增加”按钮,录入操作人员名称和操作密码,注意操作人员名称不能相同。删除某操作人员,请选中该人员点击“删除”按钮。系统默认操作人员所有权限为“不允许操作”,如允许某项操作,请点击该项“不允许操作”,显示“是否允许操作”前点击打勾即可。

8.2 数据备份
  点击主窗口左侧的“系统维护”→“数据备份”按钮,打开数据备份窗口。系统默认备份路径是当前文件夹下的backup,也可点击“选择目录”按钮来更改备份路径,点击“备份”按钮进行数据备份。注意:如果系统需要重新安装且保留原来数据,请选择备份路径一定在安装文件夹外的位置,以防止备份数据被覆盖。

8.3 数据恢复
  点击主窗口左侧的“系统维护”→“数据恢复”按钮,打开数据恢复窗口。系统默认备份路径是当前文件夹下的backup,如恢复其它路径中的备份文件,可点击“选择文件”按钮来更改恢复路径,点击“恢复”按钮进行数据恢复。

8.4 数据压缩
  点击主窗口左侧的“系统维护”→“数据压缩”按钮,打开数据压缩窗口。点击“开始压缩”按钮开始压缩数据,完毕退出本窗口。

8.5 数据清理
  点击主窗口左侧的“系统维护”→“数据清理”按钮,打开数据清理窗口。点击“开始清理”按钮开始清理数据,完毕退出本窗口。

四、软件正版注册
      用户按照“软件注册”项目中的方式汇款后,请及时将您购买软件的名称、单位名称、联系地址、邮政编码、联系人、EMAIL地址及汇款凭证传真给我们,我们收到传真后将立即将光盘、加密锁及发票邮寄给您。如需当天直接获得软件注册码,我们会将软件注册码发到您的电子邮箱。
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五、疑难问题解决及技术支持
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